善用“加减乘除”写好会议通知

专栏：工作实务

　　写好会议通知，要用好“全”的加法，做到要素齐全；用好“精”的减法，做到简洁明了；用好“快”的乘法，做到高质高效；用好“粗”的除法，做到杜绝差错。

　　在党政机关公文中，通知的使用频率很高，其中会议通知是最常见的。因此，起草好会议通知是办公室工作人员的必备技能。笔者结合工作实践，谈谈如何运用“加减乘除”起草好会议通知。

　　做好“全”的加法

　　会议通知的要素必须齐全，否则就会影响通知内容的传达和执行。应特别注意以下几个方面：一是会议紧急程度和密级的标注，要根据实际情况研究确定；二是标题由发文单位名称、会议名称与“通知”组成，会议名称可以根据会议主题和参会人员确定。例如，《××市人民政府办公室关于召开全市林业工作会议的通知》《××市委办公室关于召开全市组织部长会议的通知》等；三是会议通知正文的要素须齐全，一般应具备决定召开会议的机关、会议名称、会议时间、会议地点、会议内容、与会人员、参加人数、入场凭证、报到时间、报到地点、联系人、联系电话、所需材料、会议报名以及其他要求等，组织收听收看类的会议通知还要写明通信线路、分会场设置等内容。

　　做好“精”的减法

　　会议通知要求表达清晰简洁、篇幅短小精悍。如，会议通知正文的开头可以是“市委、市政府定于2019年×月×日上午召开全市××工作会议，会期半天，现将有关事项通知如下”，没有多余烦冗的陈述，言简意赅。通知内容不引申、不议论，一般不分层次表述，切忌长篇大论。在起草时要有“精”的意识，去掉不必要的表述，只须用最简练的语言写清楚会议要素即可。

　　做好“快”的乘法

　　会议通知时效性要求高，起草者要本着高质高效的原则，出手“又快又好”。如果是针对突发事件事故、重要工作事项召开的会议，更是对“快”提出了很高的要求。一般这样的会议通知标题可写为：《××市政府办公室关于召开××会议的紧急通知》，紧急程度可根据实际情况标明“特急”或“加急”。除了标题“快”，内容也要“快”，这就要求起草者业务素质过硬，接到起草任务能够快速理清思路，要素不清晰不齐全的及时沟通，落笔时就已心中有数、胸有成竹。

　　做好“粗”的除法

　　“一字入公文，九牛拔不出。”起草会议通知必须有如履薄冰、慎之又慎的态度，最忌粗枝大叶、马马虎虎。特别是会议时间、会议地点这两个最核心的要素，起草前要反复确认。必须注重细节，每个环节都要考虑清楚，有无分会场、是否有发言时限要求、是否需要统一组织报名等，都要言简意赅地表述清楚。起草完毕后，要反复校对，确保无一处差错、无一处含糊。

　　（山东潍坊市政府办公室 李通）