“三个关键”做好电子公文归档与管理

工作实务学习专栏

　　电子公文是机关单位最为普遍的一类电子文件。推进电子公文归档与管理工作，对于实现电子公文全程管理、打通机关单位信息化建设“最后一公里”具有重要意义；同时，也可以触类旁通，为其他类型电子文件管理提供借鉴。开展电子公文归档和管理工作，要按照《党政机关电子公文处理工作办法》、《党政机关电子公文归档规范》（GB/T 39362—2020）和《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894—2016）等要求，把握好“三个关键”。

　　把握好系统这个关键前提

　　电子公文归档与管理要基于电子公文系统、归档接口和电子档案管理系统实现，即由电子公文系统对电子公文进行收集和整理，通过归档接口将数据移交给电子档案管理系统，再由电子档案管理系统接收并进行管理。三者各有分工，协同配合，缺一不可。

　　从功能要求上来说，电子公文系统要会“整”，具备归档功能，通过内置分类方案、归档范围与保管期限表等工具和整理规则，能够按照档案管理要求自动或半自动完成电子公文及其元数据的收集与整理工作；归档接口要会“交”，能够通过信息包方式实现数据交换，以在电子公文系统设计推送接口或者在电子档案管理系统设计捕获接口的形式，将电子公文及元数据移交给电子档案管理系统；电子档案管理系统要会“管”，能够完成接收并基于系统开展之后所有的业务管理工作，如保管与保护、鉴定与销毁、利用与开发、统计与移交等。

　　这些功能能不能实现、实现得好不好会直接影响电子公文归档和管理工作水平。比如，完善的系统能够以“最多点一次”的方式实现一键归档、一键移交或者在系统后台自动完成检测、登记等，但未经优化的系统需要复杂操作才能完成一项简单任务，工作效能高下立判。因此，要高度重视系统这个关键前提，以智能化、智慧化为目标把系统建设好，以尽可能少的人工干预保质高效完成电子公文归档和管理工作。

　　把握好归档这个关键流程

　　在电子公文归档和管理工作中，电子公文归档对于电子公文真实性、完整性、可用性和安全性至关重要，是一个关键流程。在这个流程中，电子公文经过文件收集、文件整理、文件移交和档案接收４个环节12个步骤，实现了电子公文的规范整理，完成了从文件到档案的转变。归档工作是否符合要求，关键要看收集是否齐全完整、整理是否规范有序、移交接收是否经过检测和登记。具体可以从7个方面进行验证：

　　一看文件，要求合法有效。要求形成的电子公文具备规范的格式、电子印章，具有国家规定的公文样式和生效要件。即要求电子公文具备与之前运转纸质公文同样的“红头红章”。

　　二看收集，要求齐全完整。即电子公文的稿本和元数据都要齐全完整。具体来说，收文要有正本、文件处理单，发文要有正本、文件处理单、定稿、历次修改稿（限于法律法规等重要文件）以及保留办理过程全部修改信息的留痕稿，且“不能多不能少”；元数据要具有GB/T 39362—2020元数据基本集的10项必选元素，“可以多不能少”。

　　三看格式，要求版式固化。除了留痕稿、其他无法或不宜转为OFD版式的附属文件可以保留原格式（比如WPS、DOC、WAV等）外，其他稿本文件均以OFD版式归档。这些稿本一般保持多个独立文件形式，不建议合并为单个OFD文件，避免给利用、信息公开等工作造成麻烦。格式不符合要求的，应当进行格式转换。

　　四看整理，要求规范有序。按照《归档文件整理规则》（DA/T 22—2015）要求对电子公文进行组件、排序等。可为一件的来文与复文一般独立成件，便于管理。

　　五看封装，要求结构科学。封装类似于传统档案管理中的“装盒”，即将整理完毕的电子公文和元数据封装为归档信息包，既固化整理结果又方便交接。归档信息包要与档号实现“三结合”，以档号结构逐级建立文件夹；最低一层文件夹以档号命名；文件夹内的元数据XML文件、各个稿本文件均以档号为基础命名。

　　六看检测，要求四性通过。即按照《文书类电子档案检测一般要求》（DA/T 70—2018）完成对归档信息包真实性、完整性、可用性和安全性检测。

　　七看登记，要求交接合规。登记是电子公文由文件转为档案、管理权限发生转移的重要节点，需要根据情况按批次或按件形成固定样式的《电子文件归档登记表》，待双方签章或签名确认后完成归档工作。

　　需要注意的是，上述7项要求包括登记在内都应当由系统自动完成，工作人员只需要对系统结果进行检查、确认即可。

　　把握好管理的关键要求

　　在完成归档以后，电子公文管理任务主要集中在两个方面：完成日常档案业务工作；解决长期安全保存问题。

　　完成日常档案业务工作主要包括利用、统计、移交、鉴定、销毁等管理要求。其中，利用应当遵守既有利用规则和国家有关信息安全、保密规定，允许利用者在权限范围内检索、浏览、复制、下载电子档案、电子档案组件及其元数据。移交可以参照前述归档工作，按照《电子档案移交与接收办法》和同级国家综合档案馆的要求执行。鉴定、销毁等工作应当按照传统档案管理工作有关要求和程序进行，销毁时应彻底删除电子公文，并在管理过程元数据、日志中自动记录鉴定、销毁活动。利用、移交、鉴定、销毁要建立完善、可行的工作流机制，通过预先设计好的条件和流程开展工作，不再依赖线下支持。

　　解决长期安全保存问题主要包括存储、备份、转换与迁移等管理要求。存储要求采用规范的存储结构，基本要求与归档信息包一致，以保证电子公文不依赖特定管理系统仍旧可以维持整理结果和关联关系。备份要求统筹制定备份方案和策略，对电子档案及其元数据、电子档案管理系统及其配置数据、日志数据等实施近线备份、离线备份，有条件的可以异地进行容灾备份。转换和迁移是在存储格式存在风险、离线存储介质需要更换、系统升级改造等情况下转换载体、转换格式，或者从一个系统转移到另一个系统的过程。转换迁移工作应当参照《信息与文献——数字档案转换和迁移过程》（ISO 13008—2012）等标准实施。

　　总之，电子公文归档和管理是基于系统、在线完成的档案管理工作，要坚持管理与技术并重，兼顾业务和信息化需求，把握好“三个关键”，推动工作尽快取得新成效。

　　延伸阅读

　　党政机关公文处理工作条例