高效回收文件的“三要点”

　　集中回收文件是指发文单位在相对集中的时间、地点按照文件管理要求，回收收文单位的文件。面对集中回收文件多、收文单位多、各收文单位文件份数不同等复杂情况，发文单位应在以下三方面发力，打好“组合拳”。

01

功在平时，夯实回收文件的数据基础

　　登记要素全面

　　发文单位除登记日期、发文字号、文件标题、文件密级、发布层次等基本要素外，还要根据不同文件分门别类登记其他一些要素。

　　比如，上级来文的转发或翻印分发要登记承办人、来文单位、来文（翻印）份数及份号范围等要素；而本级印发的文件要登记拟稿单位、审核单位、审核经办人、签发人、印制份数及份号范围、成文日期、印发日期等要素。做到发文登记要素全面，分发的文件信息能追踪、可查询。

　　核发精准到位

　　严格按照有关规定，核发收文单位的文件份数和份号，确保每个文件份号对应一个单位。

　　文印部门必须严格按照规定印制文件，并在符合保密要求的前提下移交发文单位，交接双方须在交接单上签字，以确认文件移交手续的完成。

　　准确分发文件

　　发文单位要将文件与发文通知单一并密封，发文通知单内含收文单位名称或具体人员名字、发出日期、通知单编号（顺号）、发文字号、密级、份数、开始份号和结束份号、标注“如收到文件与此单不符，请即电话联系××单位核对”等信息，按照机要方式发送至收文单位或单位具体人员。

02

谋划要细，做足准备提高效率

　　周密部署，健全方案

　　要多方征求意见，层层把关完善，制定符合实际的实施方案。

　　比如，起草《关于做好××年度××文件清退和销毁工作的通知》及附件《清退清单》，可以向具有代表性的收文单位征求建议，核对《清退清单》列出的应回收文件的各要素，确保列出的需回收的文件各要素准确无误；向疫情防控部门咨询相关政策，确保制定的方案切实可行。

　　细分单位，现场不紊

　　分时段、分批次回收，明确各收文单位的清退日期、清退地点，避免收文单位扎堆清退，或某一时段“无人问津”的现象。明确各收文单位清退文件和销毁文件责任，避免仅靠发文单位负责回收文件、销毁文件时，因清点人员少、回收件量大等而难以高效完成任务。

　　工作前移，提高效率

　　充分发挥收文单位的文件管理功能，提前做好清退文件的准备工作。

　　比如，收文单位可以提前按照《清退清单》所列文件发文字号顺序整理文件，去除文件处理标签等附加材料。回收文件时，发文单位和收文单位的机要文秘人员须同时在场，按照《清退清单》所列文件发文字号顺序依次清点，既方便又快捷。

　　结合有关要求，多形式回收文件

　　提倡收文单位采用多种规定方式将应清退文件送到发文单位。发文单位在签收收文单位通过机要方式清退的文件时，要有两人同时在场，现场检查信封有无打开痕迹、封条是否粘贴完好等情况。对信封存在开封、封条不符合规定要求的信封，要及时联系收文单位，核查运转环节所有能够接触到信封的单位和人员，严格按照文件管理规定，及时消除泄密的风险隐患。

03

认真清点，全面准确回收文件

　　清点发文字号、份号、份数，确保应回收的文件一份不少

　　要严格按照发文登记记录，认真清点回收的文件，确保收文单位清退的文件发文字号正确、份数齐全、份号与发文记录对应。

　　清点文件页码、页面、骑马订和钉眼，确保回收的文件完好无损

　　要逐份逐页清点回收的文件，确保文件不能缺页、残页。对缺页、残页的文件，要查明是分发时存在缺页、残页，还是分发后裁剪或拆开文件等原因造成的缺页、残页，并查清缺页、残页的去向和原因，坚决防止失密、泄密的现象发生。

　　要检查骑马订和钉眼与分发时是否一致。比如，分发文件的骑马订是圆形，而回收文件的骑马订是板形，则表明该文件存在被拆换骑马订的操作。又如，钉眼与骑马订不一致或存在多余钉眼时，则表明文件存在被拆开的可能，须要查明原因，杜绝隐患。

　　清点文件内容、收文单位、《清退清单》，确保回收的文件属于应回收的文件

　　要认真查看文件标题和内容，避免文件形似而实不是。

　　比如，同是白头1号文件，文件首页发文字号、份数、份号、页码一样，既可能是中央文件，也可能是省委文件，如果不认真检查第2页的标题或内容，就有存在混淆两个文件的可能。

　　对个别未按照时限要求退文的收文单位，要及时通过发布通知、电话告知等方式提醒，催促收文单位尽快按照通知要求完成清退文件任务，确保应退文件的收文单位一家不漏，应回收的文件一份不少。

　　要清点《清退清单》，互留凭证。发文单位和收文单位人员要在《清退清单》上签字确认，以示文件回收和清退手续的完成。

工作实务学习专栏